Herijking patiëntenaantal

Elk jaar vraagt VZVZ Derdengelden u om uw aantal patiënten door te geven. Deze gegevens heeft VZVZ Derdengelden nodig om uw structurele LSP-vergoeding en opt-in vergoeding correct te kunnen berekenen. Het patiëntenaantal dat we voor 2017 hanteren, is het patiëntenaantal van het voorgaande jaar, oftewel over 2016.

In januari 2017 ontvangen alle apotheken en huisartsenpraktijken die toen aangesloten waren op het LSP en voor wie het relevant is per e-mail een herijkingsverzoek.

De gegevens die we ontvangen, verwerken we in onze administratie. Als we uw patiëntenaantal niet tijdig ontvangen, dan komt deze op 'onbekend' te staan in onze administratie. We kunnen de structurele LSP-vergoedingen dan niet berekenen.

Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen en antwoorden over de herijking en patiëntenaantallen - opgesplitst naar apotheken en huisartsenpraktijken.

Herijking patiëntenaantal apotheken

1. Hoe bereken ik mijn aantal patiënten over 2016?
De structurele LSP-vergoeding wordt in 2017 berekend op basis van het aantal patiënten in 2016. Dat betreft het aantal unieke patiënten aan wie u medicatie heeft verstrekt in 2016. SFK heeft een rapportage (inloggen verplicht) ontwikkeld, waarmee dit aantal eenvoudig is aan te leveren.

2. Ik heb geen SFK-rapportage over 2016. Hoe kan ik mijn patiëntenaantal aanleveren?
In sommige situaties is er geen SFK-rapportage over 2016 beschikbaar. De SFK-rapportage is alleen beschikbaar voor uw apotheek als u informatie over het volledige jaar heeft aangeleverd. In deze gevallen vragen wij u om uw patiëntenaantal aan te leveren met een onderbouwing. Dit kan een schermprint uit uw AIS zijn. Let op dat de periode zichtbaar is en dat er geen patiëntengegevens zichtbaar zijn.

3. De apotheek is pas in 2016 geopend. Hoe kan ik mijn patiëntenaantal aanleveren?
Als uw apotheek pas in 2016 is geopend, beschikt u mogelijk nog niet over een SFK-rapportage. Wij vragen u in dat geval om een onderbouwing aan te leveren van het aantal patiënten aan wie in 2016 medicatie is verstrekt. Bijvoorbeeld met behulp van een schermprint uit uw AIS. Vermeldt daarbij op welke datum de apotheek is geopend. Op basis van die gegevens kan het aantal patiënten worden omgerekend naar een volledig jaar. Bijvoorbeeld: u bent gestart op 1 mei 2016 en u heeft in totaal 8.000 unieke patiënten. Per maand ziet u dus gemiddeld 1.000 unieke patiënten. Over een heel jaar genomen zou u dan 12.000 unieke patiënten hebben.

4. De apotheek is pas in 2017 geopend. Hoe kan ik mijn patiëntenaantal aanleveren?
Als u pas net in 2017 bent gestart met uw apotheek, vragen wij u om een schatting te maken van het aantal patiënten dat u het eerste jaar verwacht. Als het nog niet mogelijk is om deze schatting te maken, stellen we voor dat u in de loop van 2017 nogmaals contact met ons opneemt. Dan kunt u alsnog een realistische onderbouwing aanleveren van het aantal patiënten aan wie u dit jaar medicatie heeft verstrekt en nog verwacht te verstrekken.

5. Ik heb ook passanten die medicatie ophalen in mijn apotheek. Tellen die passanten ook mee?
Geen enkele apotheek heeft een ‘vast’ patiëntenbestand. Er komen altijd passanten. Daarom wordt het totale patiëntenbestand bepaald op basis van het totale aantal unieke patiënten aan wie het voorgaande jaar medicatie is verstrekt. Hiervoor houden wij de cijfers uit de SFK-rapportage aan, als die beschikbaar is. Het is juist bij passanten relevant om toestemming te vragen (opt-in).

6. Tellen patiënten zonder burgerservicenummer (BSN) ook mee?
Buitenlandse patiënten hebben niet altijd een BSN. Van patiënten zonder BSN kan de toestemming niet worden geregistreerd. U hoeft deze groep dan ook niet om toestemming te vragen. Als de apotheek medicatie levert aan een relatief groot aantal patiënten zonder BSN, kunt u een bezwaar indienen. U moet hierbij duidelijk onderbouwen aan hoeveel patiënten zonder BSN medicatie is verstrekt in 2016 (het totale aantal ingeschreven patiënten zonder BSN is hierbij niet voldoende.)

7. Tellen patiënten die ‘nee’ antwoorden op de toestemmingsvraag ook mee?
Bij de berekening van LSP-vergoedingen wordt ervan uitgegaan, dat circa 5% van het aantal patiënten 'nee' antwoordt als de zorgverlener hen om toestemming vraagt. Deze geweigerde toestemmingen worden in het AIS geregistreerd, maar worden niet aangemeld bij het LSP. Als het aantal geweigerde toestemmingen hoger is dan 5% van uw totale aantal patiënten, dan kunt u verzoek indienen bij VZVZ Derdengelden.

8. Ik heb meerdere vestigingen: hoe kan ik het patiëntenaantal doorgeven?
Als u meerdere apotheken of meerder applicatieID's heeft, ontvangt u voor elke aansluiting een e-mail. Zo kunt u voor elke aansluiting het patiëntenaantal apart doorgeven.

9. De apotheek heeft een naamswijziging ondergaan of is overgenomen. Wat nu?
Indien er bij u iets wijzigt in uw Goed Beheerd Zorgsysteem (GBZ), zoals een naamswijziging of een overname, dan kan dit gevolgen hebben voor uw aansluiting op het LSP. Geef wijzigingen daarom altijd door aan VZVZ via het daarvoor bestemde GBZ–wijzigingsformulier. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze factsheet ‘Omgaan met wijzigingen’. U dient eerst uw GBZ-wijziging door te geven, pas daarna kunt u het patiëntenaantal van 2016 doorgeven.

11. Ik ben een dienstapotheek/spoedapotheek/24-uursapotheek: ik heb geen vast patiëntenbestand. Hoef ik dan geen SFK-rapportage mee te sturen?
Geen enkele apotheek heeft een ‘vast’ patiëntenbestand. Daarom wordt het totale patiëntenbestand bepaald op basis van het totale aantal patiënten aan wie het voorgaande jaar medicatie is verstrekt. Hiervoor houden wij de cijfers uit de SFK-rapportage aan. Het is juist bij passanten relevant om toestemming te vragen (opt-in).

12. Ik heb de verkeerde patiëntenaantallen doorgegeven, wat nu?
U kunt via hetzelfde formulier het patiëntenaantal opnieuw invullen. Bij de verwerking wordt het laatst ingevulde formulier verwerkt. Let op, dit kan alleen tot de einddatum voor inzending.

13. Wat gebeurt er als ik nog geen patiëntenaantal heb doorgeven?
Als u geen patiëntenaantal heeft doorgeven over 2016, is uw patiëntenaantal onbekend bij ons. Hierdoor kunnen wij niet uw opt-in percentage berekenen en staat het patiëntenaantal als ‘onbekend’ in ons systeem. U kunt dan ook geen aanspraak maken op de structurele en de verhoogde opt-in vergoeding.


Herijking patiëntenaantal huisartsenpraktijken

1. Hoe bereken ik mijn aantal patiënten over 2016?
De structurele LSP-vergoeding wordt in 2017 berekend op basis van het aantal patiënten in 2016. Dat betreft het aantal unieke patiënten die u in 2016 in uw patiëntenbestand had en voor wie u in 2016 het inschrijftarief heeft ontvangen.

2. Het aantal patiënten in 2017 wijkt sterkt af van het aantal in 2016. Hoe kan ik hiermee omgaan?
Er kunnen omstandigheden zijn waarin het aantal patiënten in uw praktijk in 2017 sterk afwijkt van het aantal in 2016. Bijvoorbeeld door een samenvoeging, splitsing of overname. Als u deze wijziging nog niet heeft doorgegeven, vragen we dit alsnog te doen via het GBZ-wijzigingsformulier.
Bij samenvoeging of overname van een of meerdere praktijken kunt u het totale patiëntenaantal over 2016 van de betrokken praktijken doorgeven.
Bij een splitsing van praktijken kunt u per praktijk het patiëntenaantal doorgeven dat hoort bij de praktijk.

3. Wij werken met meerdere huisartsen in één praktijk. Welk aantal patiënten moet ik doorgeven?
De structurele LSP-vergoeding wordt uitgekeerd per LSP-aansluiting. Dit betreft het unieke applicatie-ID dat ook vermeld staat in de e-mail over de herijking die u heeft ontvangen. Wij vragen u om alleen het patiëntenaantal door te geven, dat hoort bij uw LSP-aansluiting en applicatie-ID.

Het kan voorkomen dat u bent aangesloten op naam van een van de huisartsen, maar werkt onder een huisartsenpraktijk als maatschap. In dat geval moet u het patiëntenaantal van de gehele huisartsenpraktijk doorgeven. We adviseren u ook om de aansluiting op het LSP over te zetten op naam van de huisartsenpraktijk.

4. Tellen patiënten zonder burgerservicenummer (BSN) ook mee?
Buitenlandse patiënten hebben niet altijd een BSN. Van patiënten zonder BSN kan de toestemming niet worden geregistreerd. U hoeft deze groep dan ook niet om toestemming te vragen. Als de praktijk een relatief groot aantal patiënten zonder BSN heeft, kunt u een bezwaar indienen. U moet hierbij duidelijk onderbouwen hoeveel patiënten zonder BSN in 2016 waren ingeschreven in uw praktijk.

5. Tellen patiënten die ‘nee’ antwoorden op de toestemmingsvraag ook mee?
Bij de berekening van LSP-vergoedingen wordt ervan uitgegaan, dat circa 5% van het aantal patiënten 'nee' antwoordt als de zorgverlener hen om toestemming vraagt. Deze geweigerde toestemmingen worden in het HIS geregistreerd, maar worden niet aangemeld bij het LSP. Als het aantal geweigerde toestemmingen hoger is dan 5% van uw totale aantal patiënten, dan kunt u verzoek indienen bij VZVZ Derdengelden.