Gebruik van BSN

Bij gegevensuitwisseling tussen zorginstellingen is het Burgerservicenummer (BSN) een uniek nummer om de patiënt te identificeren. Bij het versturen van beelden en verslagen via Twiin, wordt het BSN momenteel op allerlei verschillende manieren meegestuurd. Het staat op verschillende plekken in het DICOM-bestand of wordt telefonisch of via (beveiligde) e-mail doorgegeven. We ontvangen ook signalen dat het BSN soms helemaal niet aanwezig is.

Wettelijk gezien is het verplicht om op basis van BSN uit te wisselen. Daarnaast bestaat het risico dat er fouten worden gemaakt bij het importeren van onderzoeken als het BSN niet op een eenduidige manier wordt meegestuurd. Ook willen veel ziekenhuizen het proces van versturen en ontvangen automatiseren, maar dit is alleen mogelijk als het BSN op de juiste manier wordt aangeleverd.
Beeldende weergave van het Twiinportaal

Om ervoor te zorgen dat het BSN juist wordt meegestuurd, is het belangrijk dat het gehele proces rondom BSN correct verloopt. Dit houdt in van registratie in het EPD tot het versturen via Twiin Portaal. Daarom vragen wij aandacht voor een beter gebruik van BSN. Dit doen we stap voor stap:

  1. Registratie en verificatie – BSN in EPD
  2. Koppeling met PACS – BSN versturen vanuit EPD naar PACS
  3. Koppeling met Twiin gateway – BSN doorsturen vanuit PACS naar Twiin gateway
  4. Controle PACS historie – staat BSN juist in PACS, ook voor historie?
  5. Meten is weten – uitzoeken hoeveel onderzoeken juist wordt verstuurd en ontvangen

 

 

Stappenplan juist versturen BSN:

1: BSN juist in EPD

Het BSN wordt in veel ziekenhuizen bij een inschrijfbalie of poli in het EPD geregistreerd. Het BSN wordt pas doorgestuurd naar het PACS als de patiënt zich heeft gelegitimeerd en het BSN op ‘geverifieerd’ staat in het EPD. Hierdoor kan het langer duren voordat het BSN bekend is in het PACS, waardoor niet op basis van BSN kan worden uitgewisseld.

Tips om dit proces te verbeteren:
  • Ga in gesprek met de inschrijfbalie en poli’s die patiënten inschrijven. Bespreek:
    • Het belang dat de patiënt uniek kan worden geïdentificeerd;
    • Het belang dat de BSN meekomt bij orders voor beeldvormend onderzoek (maar ook voor lab, medicatie, ander aanvullend onderzoek en kwaliteitsregistraties);
    • Bespreek hoe het proces van de BSN-verificatie geoptimaliseerd kan worden;

De check op de aanwezigheid van een geverifieerd BSN dient een standaard kwaliteitscontrolepunt zijn in het dagelijks werk. Kan je EPD helpen signaleren dat een geverifieerd BSN nog ontbreekt?

Hoe eerder in het proces een geverifieerd BSN aanwezig kan zijn, hoe meer voordelen het oplevert voor iedereen.
  • Niet alle patiënten komen in het ziekenhuis voor een eerste afspraak, bijvoorbeeld omdat ze een telefonische afspraak hebben. Zorg ervoor dat ook voor deze patiënten een proces is ingericht.
  • Sommige EPD’s hebben een onderscheid tussen validatie en verificatie. Belangrijk is dat de betrokken medewerkers:
  • het verschil en het belang ervan weten;
  • het effect weten op het doorsturen van de gegevens tussen het EPD en het PACS;
  • en het effect op gegevensuitwisseling tussen zorgverleners.

Voor meer informatie over verificatie en validatie, verwijzen we naar de handreiking 'Interoperabiliteit tussen zorginstellingen' van RSO Nederland, in beheer bij Nictiz. Bekijk deze hier.

2: BSN versturen vanuit EPD naar PACS

Als het BSN goed in het EPD is geregistreerd en op ‘gevalideerd’ staat, dan wordt het automatisch doorgestuurd naar het PACS.  Dit gaat meestal via een HL7-bericht, hierin worden patiëntengegevens verstuurd naar deelsystemen zoals het PACS.

Huidige situatie

Als het BSN niet of niet op de juiste wijze in het PACS wordt ontvangen en opgeslagen, dan wordt het BSN waarschijnlijk ook niet goed meegestuurd via Twiin. Het is daarom essentieel dat dit goed is ingericht.

Tips om dit proces te verbeteren:

Uitdaging 1
  • Controleer in jouw PACS of het BSN juist geregistreerd wordt
Uitdaging 2
  • Controleer of het BSN ook in het archief van jouw PACS juist wordt geregistreerd

Als dit niet het geval is, ga in gesprek met de ICT-afdeling en je PACS-leverancier om samen uit te zoeken waar het probleem ligt. Het kan bijvoorbeeld een probleem in de koppeling met het EPD zijn of in het registreren in het PACS.

Voordelen

Als het BSN gevalideerd aanwezig is in jouw PACS, is het makkelijker en veiliger om gegevens uit te wisselen. Op die manier voldoe je als instelling aan de wettelijke plicht voor de uitwisseling van gegevens.

Let op
  • Het BSN kan op verschillende plaatsen in het DICOM-bestand staan. Bijvoorbeeld in het ‘other patient ID’ veld (0010,1000) of ‘other patient-ID sequence’ veld (0010,1002). Dit verschilt per PACS en zorginstelling. Deze velden zijn meestal niet direct te zien in beeld, hiervoor moet je in de metadata van DICOM-bestanden kijken. Vraag dit eventueel bij jouw PACS-beheerder of leverancier na.
  • Controleer of het op de juiste plek staat dat jouw zorginstelling heeft afgesproken met jouw PACS-leverancier.

3: BSN doorsturen vanuit PACS naar Twiin Gateway

Het uitwisselen van beelden en verslagen via Twiin gaat op basis van het BSN. Het is daarbij belangrijk dat het BSN op de plek staat die we gezamenlijk hebben afgesproken. Daardoor is het mogelijk om het importeren van beelden en verslagen te automatiseren.

De richtlijn ‘BSN in DICOM’ van Nictiz[1] beschrijft op welke plek het BSN in het DICOM-bestand hoort te staan. Het PACS voert daarvoor een ‘swap’ uit op het moment dat het beelden stuurt naar Twiin. Voor gebruik in het ziekenhuis, staat het lokale patiëntennummer in het primaire patient ID veld. Op het moment dat een beeld naar Twiin wordt gestuurd, wordt dit vervangen voor het BSN. Ook het veld ‘issuer of patient ID’ en het sequence tag’ veld wordt aangepast. Alle PACS-leveranciers hebben aangegeven dat dit mogelijk is. 

Huidige situatie

Momenteel worden nog veel onderzoeken verstuurd waarbij het BSN niet op de juiste plaats in het DICOM-bestand staat. Het staat dan bijvoorbeeld nog in het ‘other patient ID’ veld. Dit betekent dat de aanpassing door het PACS niet heeft plaatsgevonden. Daardoor is het niet duidelijk waar het BSN staat, waardoor snel fouten gemaakt kunnen worden en automatisering bij het importeren niet mogelijk is.

Stappen
  • Controleer in de Twiin gateway of het BSN op de juiste plaats staat: tag (0010,0020). Dit is niet altijd direct te zien in het beeld zelf, maar in de DICOM metadata.
  • Controleer of bij het BSN het veld met tag (0010,0021) ‘issuer of patient ID’ gevuld is met het OID van het Ministerie van Binnenlandse Zaken: 2.16.840.1.113883.2.4.6.3.
  • Als dit niet het geval is, ga samen met jouw PACS-leverancier in gesprek om dit aan te passen.

Via de Jobmanager op de Twiin gateway kan je de logging van de verzonden beelden raadplegen en controleren of het BSN goed is meegestuurd. 

 

[1] Zie: https://www.nictiz.nl/rapporten/richtlijn-bsn-in-dicom/

4: Staat het BSN juist in PACS? Ook voor de historie?

Om het BSN-registratie helemaal op orde te krijgen, is het belangrijk om ook de historie in het PACS na te gaan. Er is door de jaren heen vaak veel gebeurd in een ziekenhuis waardoor het BSN-registratie voor oude beelden niet volledig is. Dit kan bijvoorbeeld komen door een upgrade of vervanging van het PACS of EPD. En patiënten die na de invoering van BSN in de zorg niet meer zijn behandeld binnen de instelling (invoering is gestart in 2007).

Huidige situatie

Voor oudere beelden is het BSN niet altijd bekend in het PACS, waardoor dit ook niet wordt meegestuurd bij verstuurde beelden via Twiin. Hierdoor kunnen fouten gemaakt worden en is automatisering bij het importeren niet mogelijk.

Stappen
  • Probeer te achterhalen wanneer er in het verleden grote veranderingen in het EPD of PACS hebben plaatsgevonden, waardoor mogelijk het BSN tijdelijk niet goed geregistreerd is. Denk aan: grote upgrades van EPD of PACS, fusies van ziekenhuizen of migratie van een PACS. Controleer voor die periodes of het BSN juist geregistreerd staat in de DICOM-bestanden. Of wellicht is het in jouw PACS mogelijk om geautomatiseerde overzichten te genereren.
  • Als het BSN op bepaalde plekken ontbreekt, ga dan samen met ICT, EPD-beheer en/of jouw PACS-leverancier in het gesprek om te onderzoeken hoe dit kan worden opgelost.
Voordelen

Als ook bij verzending van historische onderzoeken het BSN door jouw PACS als primaire patient ID wordt verstuurd, hoeft de ontvanger niet te zoeken naar het BSN. Hierdoor wordt het proces makkelijker en veiliger. Tevens hoef je als verzender geen extra stap uit te voeren door het BSN op een andere manier door te geven aan de ontvanger. Op die manier voldoe je als instelling aan de wettelijke plicht voor de uitwisseling van gegevens.

Let op
  • Het BSN kan op verschillende plaatsen in het DICOM beeld staan. Bijvoorbeeld in het ‘other patient ID’ veld (0010,1000) of ‘other patient-ID sequence’ veld (0010,1002).

5. Uitzoeken hoeveel onderzoeken juist worden verstuurd en ontvangen

Momenteel worden nog veel onderzoeken verstuurd waarbij het BSN niet op de juiste plaats in het DICOM-bestand staat. Het ontbreekt of het staat dan bijvoorbeeld nog in het ‘other patient ID’ veld.

Daardoor is het niet duidelijk waar het BSN staat, waardoor fouten gemaakt kunnen worden en automatisering bij het importeren niet mogelijk is.

Stappen
  • Registreer bij het ontvangen van beelden of het BSN niet aanwezig is. Als dit niet het geval is, spreek de betreffende zorginstelling hierop aan. Contactgegevens zijn te vinden in het adresboek.
  • Controleer steekproefsgewijs of het BSN goed door jou is meegestuurd bij de verzonden beelden. Via de Jobmanager op de Twiin gateway kan je de logging van de verzonden beelden raadplegen en tellen hoe vaak het BSN goed is meegestuurd.
Voordelen

Wanneer bij verzending in 95% of meer gevallen het BSN op de juiste plaats staat in DICOM kunnen we het ontvangstproces verder automatiseren. Hierdoor wordt het proces sneller, makkelijker en veiliger. En voldoe je als verzendende instelling aan de wettelijke plicht om het BSN te gebruiken bij de uitwisseling van gegevens.

Let op

Deze stappen blijven ook gelden na deze campagne. Blijf alert op het meesturen van BSN, bij het versturen en het ontvangen van beelden. Spreek zorginstellingen aan als het BSN ontbreekt.

Het is realistisch dat in meer dan 95% van alle verzonden beelden het BSN juist in DICOM staat. Het BSN kan alleen ontbreken in verzendingen waar dit redelijkerwijs niet haalbaar is, zoals bij pasgeborenen, buitenlanders en in sommige gevallen van categorie 1 spoed.

 

Handleiding BSN in DICOM

De door Nictiz in 2010 opgestelde richtlijn voor uitwisseling van DICOM-beelden op basis van BSN beschrijft in welk veld van het DICOM-bestand het BSN moet worden geplaatst, zodat uitwisseling van DICOM-beelden op een eenduidige wijze kan plaatsvinden.